L’importanza del data warehouse: dall’archiviazione dei dati digitali agli obblighi di legge

La digitalizzazione e lo scambio di dati attraverso il web hanno portato a un cambiamento sostanziale all'interno delle aziende su come gestire l'insieme delle informazioni utilizzate per le attività commerciali e per quelle legali. Si è passato da una conservazione cartacea alle creazioni di veri e propri archivi virtuali in cui è possibile immagazzinare tutto ciò che è necessario per le aziende al fine di svolgere le proprie attività e al contempo rispettare le normative di legge. In una realtà sempre più concorrenziale avere informazioni diventa fondamentale al fine di far evolvere la propria azienda: l'impiego del data warehouse (come spiegato qui https://www.savinosolution.com/2020/05/27/cose-data-warehouse/) si colloca come soluzione idonea e valida ad avere informazioni digitali aggiornate e accessibili per qualunque attività collegate a un'impresa. Di seguito andremo a considerare gli aspetti che rendono indispensabile questo sistema.

Cos'è un data warehouse e come funziona

Cosa vuol dire utilizzare un data warehouse? Per comprendere come funzione e quali sono i cambiamenti nel modo di gestire i dati all'interno di un'azienda, può esser molto utile analizzare i termini di cui è composta questa parola. In inglese warehouse può essere tradotto come magazzino, mentre data fa riferimento alle informazioni digitali che possono essere archiviate. Combinando insieme le due parole si avrà quindi un sistema di archiviazione dei dati. È importante subito specificare che il data warehouse non è un semplice archivio, in cui possono essere salvate le informazioni digitali, ma acquista un valore molto più alto, dato che è un sistema informativo in cui vengono conservati quelli che sono i metadati, ovvero una insieme di informazioni che sono legati a uno specifico dato. Ciò significa che le varie informazioni, documenti legali, commerciali, di marketing e i riferimenti patrimoniali, di che sono inviati e creati in maniera digitale, verranno registrati all'interno della data warehouse e potranno essere impiegati dalle aziende come archivio tradizionale ma anche con una valenza più alta.

Perché è importante un sistema data warehouse

Ma perché è così importante il data warehouse? È un vero e proprio magazzino di informazioni digitali collegate a una serie di dati che sono riconosciuti a fini legali. Infatti il ruolo del data warehouse è stato regolato dalle Linee Guida AgID e dal DPCM del 2013 nel quale sono stati indicati quali sono le caratteristiche di conservazione delle informazioni. Grazie al riconoscimento di legge i dati informatici che vengono registrati possono essere impiagati si a livello informativo si avranno un riconoscimento legale. Infatti utilizzare un documento innanzi a un giudizio o in una eventuale contestazione per esempio di un ordine o di una specifica attività commerciale, questo dovrà essere registrato in maniera specifica. Quindi non è più sufficiente disporre di un elemento cartaceo, ma si richiederà la sua copia digitale la quale dovrà essere verificata in modo che sia certa. Inoltre il data warehouse può essere un valido strumento da sottoporre a un analista specializzato al fine di una sua analisi. Infatti come sistema che accumula all'interno di metadati una seri molto varia di informazioni sia legate al mondo legale sia all'eventuale realtà patrimoniale dell'azienda può essere un valido strumento per poter analizzare le attività dell'impresa e dare un preciso valore a un'attività.

Quali sono i vantaggi del data warehouse e gli obblighi di legge

Affidarsi a un data warehouse e alla sua analisi non solo vuol dire rispettare le normative per ciò che concerne la conservazione dei documenti digitali, ma potrà semplificare anche le attività dell'azienda. Infatti il sistema di archiviazione si potrà collegare direttamente a un software CRM oppure a una versione ERP in questo modo convogliando in maniera immediata tutte le informazioni recepite al suo interno. Non sarà quindi necessario doversi affidare a un consulente specifico, ma l'archiviazione avverrà in pieno rispetto delle direttive di legge. Ciò permette a chi gestisce un'azienda di avere sempre a disposizione eventuali documenti che possono essere necessari anche dopo diversi anni al fine di rispondere ad eventuali controlli.

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